河北省档案馆2020年,档案利用数据分析

赵宇辰 张雅兰 高雪娜

2020年，河北省档案馆以“业务提升年”为契机，夯实业务基础，拓宽利用途径，推进资源共享，提升利用效率，充分利用档案数字化成果，不断推出新的查档方式，如电话咨询查档、档案邮寄服务、京津冀跨馆利用、建立电子利用室等，以适应后疫情时代信息化进程，提供更为方便、快捷、安全的档案利用服务。2020年档案利用基本情况和各项数据分析如下：

一、档案利用基本情况

其中，接待人次包括窗口接待、电话咨询、档案邮寄、电子利用的全部人次，实际利用人次统计以实际调卷人次为准，有效服务人次指查到所需材料的人次，统计以实际摘抄复印人次为准。

二、档案利用数据分析

（一）2020年度数据分析

2020年，利用室共接待2506人次，摘抄840页，复印4112页，盖章834个，调卷3595卷，1293件，拍摄163页，电话咨询775人次，来函来信查询1人次，电子利用157人次，档案邮寄49人次。实际利用（有调卷行为的）938人次，占总接待人次的37.4%，有效服务（有摘抄或复印行为的）512人次，占总接待人次的20.4%，电话咨询775人次，占总接待人次的30.9%。

由数据可见，实际利用人次占总接待人次不到一半比例。分析原因主要有以下几点：1.反复多次得以查得。一是部分利用者在利用过程中往往先电话咨询若干次，确定好所需材料在馆内后再入馆查阅取件。二是由于所查单位存档不规范导致利用者在利用过程中目录检索不顺利。三是由于利用者自己不明确查询内容，线索较为模糊，查找费时费力。四是有相当一部分档案由于没有数字化或者没有鉴定，不能电子检索查阅，只能翻阅手工目录，导致检索效率较低耗时较长。2.馆藏限制。许多利用者对我们的馆藏范围并不了解，认为只要是与档案相关的内容都属于省馆业务范围，事实上，一些企业的档案、普通个人档案等不是我馆的馆藏范围，近十几年的省直机关的档案也尚未移交，导致一些利用者无法在我馆获得自己需要的材料。3.归档不全。比如同样是调动介绍信，有的单位将干部及工人的调动介绍信都进行了存档，有的单位则只将干部的调动介绍信存档，这就导致一部分利用者的无效查阅。再比如，有的档案资料并未存档（如各高校的招生简章，因每年有所变化保存价值不大没有存档），但由于政策变化，导致近期大量民众需要查阅此类资料作为佐证材料，这也会导致部分利用者无功而返。4.权限不足。一是我馆无权提供，如中央或国家部委发布的各类文件等。二是利用者无权调取，如档案尚未开放，或者档案涉密尚未解密，利用者没有介绍信或者没有定密单位的解密函都是无权调取的。5.其他原因。部分利用者将其他部门的职能范围误认为是我馆业务范围，如有的民众以为我们是存放个人档案的人才市场要求查阅毕业生分配档案，或者混淆了办事流程，要求我们帮助办理学历认证等。

（二）历年利用数据对比分析

1.查阅用途

我馆档案查阅的用途主要分为工作参考、民生需求、文化需求和其他四大类。文化需求具体包括编史修志、建馆办展、机构沿革、学术研究、撰写回忆录等。2020年文化需求513人次，占比20.47%，其中，编史修志271人次，占文化需求类的52.8%，学术研究143人次，占文化需求类的27.9%。2020年文化需求同比增长180.3%，编史修志超越了2019年文化需求类第一位的学术研究，成为2020年文化需求类第一位。民生需求具体包括法律参考、学历认证、补充档案、落实待遇、土地确权、房产过户等。2020年民生需求1319人次，占比52.63%，其中办理退休235人次，占民生需求类的17.8%，补充档案169人次，占民生需求类的12.8%，2020年民生需求同比增长257.5%。工作参考具体包括土地纠纷、办案取证、案件诉讼、规范文件、查找依据、审计对账、上市审批等。2020年工作参考573人次，同比增长354.8%。

从以上数据可以看出，民生需求连续两年位于查阅用途主导地位，2020年工作参考、民生需求和文化需求人次都比2019年有了大幅提升，分析原因，一是2020年我們规范了原始利用数据录入体系，尽可能全面的对利用者进行登记，减少了登记遗漏的数量。二是民众对档案查阅的认知度越来越高，档案意识不断增强，在遇到工作查考、撰写论文、编史修志等各类需求时第一时间会想到档案利用。三是各个政府机构办事流程越来越科学严谨，政策不断改进要求提供的佐证材料也需要通过查阅档案获得。比如民众办理退休、接续工龄等都需要完整连续的个人档案资料，如有缺失则需要查阅其单位文书档案寻找相关佐证，从我们的数据中也可以看到，办理退休已经成为民生需求类占比第一位。

2.查阅主体

2020年，省馆共计接待2506人次，其中单位利用者892人次，占比35.6%，个人利用者（含学生135人次）1614人次，占比64.4%。对比2019年，2020年单位利用者同比增长114.9%，个人利用者同比增长342.2%，从数据可以看出，2020年个人利用者无论从数量还是占比都有了一个较大的提升，再次印证了档案服务社会、服务人民的基本属性，也说明了社会民众的档案意识得到了进一步增强。

3.查阅途径

为了更好的为利用者服务，对比2019年，2020年省馆新增了电话咨询利用、档案邮寄服务、电子利用室利用、京津冀跨馆利用四种利用途径。电话咨询利用及档案邮寄是我馆为了更好的在疫情期间服务利用者而增设的利用服务类型。除了普通的来电咨询外，利用者可以通过来电沟通需要查阅的档案资料，由工作人员帮助查阅到相关资料并复印好，再联系利用者到馆自取，这样一来减少了疫情期间的人员聚集，也满足了利用者需求。档案邮寄主要是招生底册的邮寄，由利用者电话联系提供相关信息后，将招生底册邮寄给利用者，极大的方便了外地利用者。电子利用室是2020年省馆新建成的，提供的是已经数字化的档案，随着省馆档案数字化工作的不断推进，（下转53页）（上接50页）数据在源源不断地导入。目前河北省红色档案目录、现行档案已鉴定35万条案卷级目录、220万条文件级目录、已撤销察哈尔省档案20万条文件级目录、革命历史档案6.7万条原文、政府公开信息6.3万条原文已经全部实现了利用者自助自主查阅;为推进民生类档案资源共建共享，京津冀三省市档案馆建立了民生类档案异地跨馆利用平台，向利用者提供基于馆藏的婚姻登记、学籍等民生类档案。现阶段，省馆主要提供的是招生底册档案利用。

三、优化措施及建议

一是继续做好查档常识普及。通过档案日、微视频、公众号、宣传单、明白纸等多种方式，做好我馆馆藏范围、提供权限、利用流程及注意事项等查档常识普及。二是继续加快档案数字化进程。对标先进省市档案馆，电子利用和线上利用已成为主流趋势，数字化工作是以上一切的基础。三是探索档案鉴定的更高效渠道。2021年1月1日新修订的《档案法》正式实施，档案开放年限从30年缩短为25年，各馆档案鉴定工作压力骤然增大，可探索人力鉴定辅以人工智能鉴定，提高效率。四是探索省市县跨馆查询的可行性。借鉴京津冀跨馆利用的成功经验，探索省市县三级跨馆查阅，打通省内民生档案资源共享通道，方便民众利用。

作者单位：河北省档案馆

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